С 26 февраля 2017 года Минтранс дополнил перечень реквизитов, которые должны быть в путевом листе. Компаниям нужно срочно включить новые обязательные реквизиты в свой бланк (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). Если этого не сделать, налоговики могут исключить расходы на топливо. Так нам пояснили в Минфине России (см. врезку ниже). 

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Можно ли учесть расходы, если в путевом листе нет новых реквизитов?
Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России:

«В принципе путевой лист не подтверждает расходы. Он нужен, чтобы подтвердить факт поездки и то, что она связана с деятельностью компании. Если в путевом листе нет отметки об исправности автомобиля, инспекторы могут поставить под сомнение реальность поездки. Как следствие, они могут исключить расходы на покупку топлива и отказать в вычете “входного” НДС.

Когда в путевом листе есть сведения о неисправности автомобиля, инспекторы также могут снять расходы на ГСМ и вычет НДС. Ревизоры вряд ли будут разбираться, можно было ездить с такой поломкой или нет

Но и уже привычные реквизиты путевого листа по-прежнему на контроле у налоговиков. Ошибки или отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита также опасны доначислениями по НДС и налогу на прибыль. Мы разработали бланк путевого листа, который устроит ревизоров и убережет компанию от доначислений (см. образец ниже).

Образец. Идеальный путевой лист

Что изменить в путевых листах

Минтранс внес в бланк путевого листа два изменения. Одно выгодно для компаний, второе — нет.

Во-первых, с 26 февраля 2017 года на путевых листах можно не ставить печать или штамп организации. Печать исключили из перечня обязательных реквизитов путевого листа (приказ Минтранса России от 18.09.08 № 152, далее — Обязательные реквизиты). Но компания при желании вправе по-прежнему ставить печать или штамп на путевых листах. Дополнительные сведения в путевом листе — это не ошибка (п. 8 Обязательных реквизитов).

Во-вторых, в путевых листах теперь должна быть отметка о контроле технического состояния автомобиля (п. 16.1 Обязательных реквизитов). Проверку транспорта надо проводить перед началом каждой рабочей смены и заносить результаты в путевой лист. На каждый день должна быть отдельная отметка, даже если компания оформляет путевой лист на неделю или месяц. Эта отметка включает:

— дату и время предрейсового контроля; — фамилию, инициалы и подпись контролера, который проверял техническое состояние автомобиля.

Инициалов контролера достаточно. Его имя и отчество можно не расписывать. Этим отметка о техосмотре отличается от отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре водителя. Медицинский работник обязан указать свою фамилию, имя и отчество полностью. Но он может заменить эти сведения своей печатью или штампом.

Какие реквизиты обязательны для путевого листа

Компания сама разрабатывает и использует удобный для нее бланк путевого листа. Типовой формы документа нет (письма Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москвеот 30.12.09 № 16-15/139308 и от 13.10.09 № 16-15/107268).

Печать на путевом листе больше не нужна

Включите в бланк все реквизиты, которые должны быть в путевом листе. Они перечислены в части II Обязательных реквизитов. Также надо учесть требования к первичным документам. Проверьте, чтобы в путевом листе были все обязательные для «первички» реквизиты. Их перечень есть в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете).

Частая ошибка — компания не указывает дату путевого листа, когда оформляет его на несколько дней или на месяц, и ставит лишь срок действия. Но дата документа — это один из обязательных реквизитов «первички» (подп. 2 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Значит, дата составления тоже должна быть в путевом листе. Если ее не будет, налоговики могут заявить, что такой путевой лист нельзя считать первичным документом, поэтому он не подтверждает расходы.

ВАЖНО

Какие формулировки опасны в путевом листе

В сведениях о маршрутах движения автомобиля опасно использовать фразу «По городу» или «По заданию компании». Этой информации недостаточно, чтобы подтвердить деловую цель поездок. Есть риск, что налоговики посчитают поездки личными и снимут расходы на ГСМ.

Стоимость израсходованного бензина инспекторы также могут включить в доходы водителя. На эту сумму они доначислят НДФЛ и страховые взносы. Минфин России согласен с таким подходом (письмо от 11.06.14 № 03-04-05/28243)

Какими сведениями безопаснее дополнить путевой лист

Основная задача путевого листа — подтвердить служебный характер поездок. Путевой лист нужен, чтобы доказать, что работники используют автомобили для работы, а не в личных целях.

Если налоговики поставят под сомнение цель поездки, они могут исключить расходы на ГСМ и отказать в вычете «входного» НДС. Чтобы этого не произошло, добавьте в путевой лист дополнительные реквизиты. Они не входят в перечень обязательных данных. Но законодательство не запрещает включать в путевой лист любые дополнительные сведения (п. 8 Обязательных реквизитов). С их помощью будет проще доказать производственный характер поездок. На нашем образце эти дополнительные реквизиты обозначены цифрами.

1. Маршрут движения. Ревизоры требуют, чтобы в путевых листах компания указывала адреса следования автомобиля. Такие требования Минфин России озвучил в письме от 20.02.06 № 03-03-04/1/129. Эти разъяснения актуальны и сейчас.

Многие суды тоже считают, что в путевых листах нужны маршруты поездок. Примерами служат постановления арбитражных судов Поволжского от 02.12.16 по делу № А55-16446/2015 и Уральского от 08.05.15 по делу № А50-14001/2014 округов.

Компания должна быть готова объяснить цель поездки по каждому адресу. Удобнее указывать в путевых листах не только адрес, но и наименование контрагента, банка, название мероприятия и т. п. Эти сведения можно поставить в скобках сразу после адреса.

Подробное описание всех маршрутов поездок «раздувает» путевой лист. Чтобы сократить записи, для часто повторяющихся пунктов назначения или маршрутов введите сокращения. Используемые сокращения утвердите в приказе. Например, вместо адреса обслуживающего банка пишите в путевом листе «Банк». Если у компании есть счета в нескольких банках, добавьте в сокращения нумерацию, к примеру «Банк-1» и «Банк-2». Аналогичным образом обозначьте частые маршруты. Так, поездку из офиса в банк и обратно назовите «Маршрут № 5».

2. Сведения о топливе. Инспекторы хотят видеть в путевых листах не только все маршруты следования автомобиля, но и информацию о покупке и расходовании ГСМ. Путевые листы без данных о топливе налоговики считают ненадлежаще оформленными. Некоторые суды с этим согласны (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.08.16 по делу № А11-980/2015).

На каждый день нужнаотдельная отметка о контроле состояния автомобиля

Безопаснее включить в путевой лист такие сведения:

— остаток бензина в баке на начало рабочей смены; — количество топлива, которое водитель заправил в течение дня; — расход бензина за день; — остаток топлива на конец смены.

Это удобно и для самой компании. Все сведения о работе автомобиля будут собраны в одном документе. Для наглядности расчетов добавьте в путевой лист графу «Пробег автомобиля за день». Так будет проще посчитать израсходованное топливо и проконтролировать поездки водителей.

НА ПРАКТИКЕ

Какие подвохи инспекторы находят в сведениях о топливе

У налоговиков возникнут вопросы, если за один день водитель заправил бензина больше, чем вмещает бензобак автомобиля. Либо если за смену сотрудник израсходовал больше, чем объем бензобака.

Объяснить превышение можно тем, что водитель заправлялся несколько раз в течение дня, так как ездил далеко и истратил много топлива. Но в этом случае у него должно быть несколько кассовых чеков на покупку бензина со значительной разницей по времени. Если чек один, возможно, часть купленного бензина он залил в канистру.

При подобных нестыковках безопаснее сразу получить у водителя письменные пояснения. Он может составить их в произвольной форме и изложить все обстоятельства. Иначе есть риск, что инспекторы исключат расходы на ГСМ и доначислят компании налог на прибыль, пени и штраф

3. Подписи водителя и бухгалтера. Путевой лист — это первичный учетный документ. Помимо остальных обязательных для «первички» сведений, в нем должны быть подпись, должность и ФИО работника, который отвечает за оформление операции (подп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Непонятно, о ком идет речь — бухгалтере, водителе или ином лице. В письмах ревизоров нет ответа на этот вопрос.

Суды считают, что в путевом листе обязательна подпись водителя. Хотя она и не упомянута в Обязательных реквизитах (постановления арбитражных судов Поволжского от 02.12.16 по делу № А55-16446/2015 и Уральского от 08.05.15 по делу № А50-14001/2014 округов).

Чтобы снизить риски споров, заверяйте путевые листы подписями и водителя, и бухгалтера. Если оформляете путевой лист на несколько дней или месяц, проверьте, чтобы водитель ежедневно ставил в нем свою подпись. Бухгалтер же подписывает путевой лист один раз по итогам периода, в течение которого действовал документ. При таком оформлении у налоговиков не будет повода, чтобы забраковать путевой лист и снять расходы.

Материал из журнала «Российский налоговый курьер»